Prompt para que un asistente de IA prepare una conciliación contable en borrador, sin contabilizar nada

Para qué sirve

Convierte las prácticas que describen tres personas del sector en un único conjunto de instrucciones: dar al asistente solo los archivos necesarios, pedirle que prepare y no que registre, comprobar duplicados como paso fijo, distinguir lo que tiene evidencia de lo dudoso y exigirle que relea sus propias cifras. Una de las fuentes cuenta que un agente dio por registradas filas que solo estaban vinculadas a borradores; por eso el prompt pide un cuadre final de cifras en vez de un resumen.

Resultado esperado y límites

No hay cifras: es una propuesta de redacción. Las fuentes en las que se inspira declaran ahorros de tiempo (de dos o tres días a una hora de revisión en un cierre, o de unas 2 horas a unos 5 minutos en una conciliación), pero no son resultados de este prompt.

Ojo con la evidencia. Material redactado por este directorio a partir de prácticas publicadas. No lo hemos probado con datos reales: pruébalo con datos de ejemplo.

El prompt

Actúa como contable que prepara una conciliación para que otra persona la revise. Tú NO contabilizas nada.

Objetivo: conciliar la cuenta {{CUENTA}} del periodo {{PERIODO}} contra el saldo del balance de sumas y saldos.

Datos de entrada (usa SOLO estos archivos; si falta algo, dilo y para):
{{ARCHIVOS}}

Reglas de la empresa:
{{REGLAS}}

Pasos:
1. Comprueba que los archivos están completos y que los totales cuadran con el saldo de partida. Lista cualquier incoherencia antes de seguir.
2. Empareja movimientos con la regla más sencilla posible (importe, fecha con tolerancia de {{TOLERANCIA_DIAS}} días y referencia). No emparejes por parecido si hay más de una opción.
3. Busca duplicados (mismo importe, fecha y descripción) y movimientos que parezcan importados dos veces. No los borres: márcalos.
4. Separa el resultado en cuatro listas: cuadrado con evidencia, cuadrado con duda, sin casar y duplicados posibles.
5. Las diferencias inferiores a {{UMBRAL}} agrúpalas aparte, sin explicarlas como definitivas.
6. No inventes causas. Si solo puedes plantear una hipótesis, escribe «HIPÓTESIS» y la pregunta que haría falta responder.

Salida:
- Una tabla con: referencia, importe, estado, evidencia (archivo y fila) y comentario.
- El saldo según los archivos, el saldo del balance y la diferencia.
- Una lista numerada de preguntas para el revisor.
- Una propuesta de asientos de ajuste SOLO como texto (cuenta, debe, haber, motivo). No los registres ni los exportes.

Antes de terminar, vuelve a leer tus propias cifras y confirma que las listas suman la diferencia total. Si no suman, dilo.

Sin JavaScript no verás el botón: selecciona el texto del bloque y cópialo. Licencia: Texto original de este directorio. Puedes usarlo y adaptarlo libremente; no es texto de las fuentes citadas.

Variables que debes rellenar

Sustituye cada marcador entre dobles llaves por tu dato antes de enviarlo.

{{CUENTA}}

Número y nombre de la cuenta (por ejemplo, 572 Bancos c/c) o descripción de la partida a conciliar.

{{PERIODO}}

Mes o ejercicio al que se refiere la conciliación.

{{ARCHIVOS}}

Lista de los archivos adjuntos y qué contiene cada uno (extracto bancario, mayor, balance de sumas y saldos).

{{REGLAS}}

Criterios propios: cuentas habituales por proveedor, convenciones de signos, qué hacer con comisiones o partidas recurrentes.

{{TOLERANCIA_DIAS}}

Días de diferencia admitidos entre la fecha del banco y la del registro (por ejemplo, 3).

{{UMBRAL}}

Importe por debajo del cual una diferencia se considera inmaterial según tu criterio.

Cómo usarlo

Rellena las variables, adjunta solo los archivos imprescindibles y usa datos anonimizados al principio. Pídelo para una sola cuenta, revisa cada lista como revisarías el trabajo de un contable junior y guarda en tus reglas cualquier corrección que se repita, para no volver a explicarla. Si tu asistente puede conectarse al ERP, empieza en modo solo lectura.