Infinity Group usa el Payables Agent de Business Central con sus facturas de proveedor y una persona revisa cada borrador

En dos frases

Infinity Group, partner británico de Microsoft, ha puesto a trabajar el Payables Agent integrado en Business Central con sus propias facturas de proveedor y dice que el agente prepara borradores que una persona revisa en unos dos minutos, con una sola persona para 250 a 350 facturas al mes. Las cifras vienen de una empresa que vende el producto, pero las instrucciones del agente son públicas con licencia MIT, así que cualquier departamento financiero puede ver exactamente qué se le pide y dónde tiene que intervenir una persona.

Quién lo hace y por qué importa

Infinity Group es una empresa de servicios de TI con oficinas en Londres y Tunbridge Wells que implanta Microsoft Dynamics 365, incluido Business Central, que también es su propio sistema financiero. Con su programa «Customer Zero» prueba cada tecnología de Microsoft en casa antes de recomendarla. El 16 de octubre de 2026 Paul Cameron publicó en el blog de la empresa una guía sobre el Payables Agent, el agente de cuentas a pagar de Microsoft dentro de Business Central, con un apartado sobre lo que aprendieron usándolo con sus facturas. Dos semanas antes, Jenna Tween, que trabaja en la empresa, habló en LinkedIn de «nuestra historia Customer Zero», con un vídeo en el que Sam, su administrador de compras, enseña el agente en acción.

Importa porque Business Central es uno de los ERP más usados por la mediana empresa, el agente forma parte del producto y el uso es acotado en el buen sentido: los PDF recibidos por correo se convierten en borradores de factura de compra y cada borrador se revisa. Ten presente el interés comercial: Infinity Group vende Business Central y este agente, y sus cifras son experiencia y también marketing.

Cómo funciona el agente

Un proveedor, o un empleado que reenvía su correo, manda un PDF a un buzón de Microsoft 365 que vigila el agente. El agente importa cada PDF adjunto como una entrada en Documentos electrónicos entrantes, lo envía a Azure Document Intelligence para extraer los datos e intenta identificar al proveedor: primero por identificadores exactos como el NIF-IVA, después por nombre y dirección y, por último, buscando en el historial de asignaciones y en la lista de proveedores. Si no lo encuentra con seguridad, se para y pregunta a un supervisor. Si se lo indican, crea el proveedor con los datos extraídos, pero la ficha queda con Blocked = All hasta que alguien la verifique: aprobar un proveedor y su cuenta bancaria exige una llamada de comprobación hecha por una persona.

Después trabaja las líneas. Propone líneas de pedido de compra cuando existe un pedido, y Business Central comprueba que proveedor, unidad de medida, divisa, cantidad, recepción y precio son compatibles. Las líneas sin pedido reciben una cuenta o un producto según la lógica de borradores de Business Central: historial de registros, asignaciones de texto a cuenta, referencias de producto y plan de cuentas. El resultado es un borrador en el que cada campo que ha rellenado el agente lleva una nota con su motivo.

Y llega el control clave: el agente pide revisión y solo cuando una persona confirma convierte el borrador en una factura de compra sin registrar. Nunca registra. La factura sigue después el flujo de aprobación de la empresa; como subraya Infinity Group, si hoy no tienes uno, el agente no lo va a crear.

Qué le dice Microsoft al agente

En un aspecto el Payables Agent no es una caja negra: su código está en el repositorio público BCApps de Microsoft con licencia MIT, incluidas las instrucciones en lenguaje natural que recibe.

Las instrucciones empiezan con un marcador que el código de configuración rellena con un «prompt de seguridad» aparte, guardado en Azure Key Vault, que no se publica. El resto está a la vista. El agente sigue una lista de tareas fija (validar el estado del documento electrónico, memorizar los datos del proveedor, asegurar que hay proveedor asignado, añadir una tarea de emparejamiento con pedido por cada línea, pedir revisión y finalizar). Tiene prohibido enviar mensajes a los usuarios y solo puede usar dos herramientas: pedir ayuda y pedir revisión. La regla del proveedor es estricta: un candidato solo vale si el nombre es reconociblemente el mismo, coincide al menos un elemento de la dirección y el país es el mismo, y «ante la duda, NO memorices». Solo puede crear un proveedor si un usuario se lo pide de forma explícita, y no puede desbloquearlo.

Hay una segunda versión de las instrucciones tras un indicador que el código llama experimento, «agent-driven line matching». En ella el agente resuelve las unidades de medida y, para cada línea sin pedido, reúne candidatos de seis fuentes (referencias de producto, texto a cuenta, compras históricas, plan de cuentas, productos y plantillas de periodificación) y elige con pesos escritos, una regla para no confundir dos modelos de producto distintos, un aviso de «nuevo patrón» cuando cambia la codificación y un nivel de confianza por campo. El 22 de octubre de 2026 el repositorio añadió además el tratamiento de abonos. Son cambios en el código fuente: comprueba qué ejecuta realmente tu entorno.

La implantación, paso a paso

Juntando lo que aprendió Infinity Group y la guía de configuración de Microsoft:

1. Arregla antes los datos maestros. Infinity Group dice que casi toda la preparación fue poner orden en proveedores y en la disciplina de pedidos, y que configurar el agente fue lo rápido. Los proveedores duplicados confunden al agente igual que a una persona recién llegada.
2. Prepara el buzón. Un buzón compartido de Microsoft 365 dedicado y solo interno: Microsoft aconseja no darlo a los proveedores, para que tu equipo vea antes las facturas y detecte fraudes. Quien active el agente necesita acceso total, porque el agente trabaja en segundo plano con su contexto. Nadie debe abrirlo en Outlook.
3. Activa la capacidad y pruébala. En el modo de prueba las primeras 50 facturas no consumen créditos facturables: es la forma más barata de medir el consumo real.
4. Elige la política de revisión de correos. La recomendada es «Manage per sender»: los remitentes en Approve se saltan la revisión del correo, los de Reject se ignoran, los remitentes internos autenticados no pasan revisión y el resto espera a una persona. Infinity Group propone empezar con unos pocos proveedores de mucho volumen y formato estable en Approve y todo lo demás en Ask.
5. Fija las tolerancias. E-Document Matching Difference %, en la configuración de compras y pagos, decide cuándo se avisa de una diferencia de precio; según Infinity Group, las tolerancias de precio y cantidad pueden requerir una extensión.
6. Revisa todo al principio y luego solo excepciones. Su equipo pasó de revisar línea a línea a revisar excepciones en pocas semanas. Aconseja hacerlo «a su ritmo» y explicar pronto que se gana tiempo, no se recorta plantilla.
7. Vigila el coste. La página de configuración muestra los Copilot Credits consumidos; si la organización se queda sin créditos, el agente deja de procesar facturas nuevas.

Cópialo y adáptalo

Requisitos previos: Business Central online con el Payables Agent disponible en tu país, facturación de Copilot Credits o modo de prueba, un buzón compartido de Microsoft 365 y Python 3.10 o posterior para los dos scripts. Nada de esto necesita credenciales: los scripts leen archivos CSV que exportas o mantienes tú.

1. La lista de tareas del agente y su regla de proveedor (extracto literal, MIT)

Esto es lo que Microsoft le dice al agente sobre los proveedores. Sirve como descripción del control para tus auditores y como modelo si montas tu propio agente de cuentas a pagar sobre otro ERP. Resumen: siete tareas en orden, y un proveedor solo vale si coinciden nombre, al menos un dato de la dirección y país; ante la duda, no asigna.

<!-- Excerpt from microsoft/BCApps, src/Apps/W1/PayablesAgent/app/.resources/Prompts/PayablesAgent-AgentInstructions.md
     commit 8e97a483e5c7be6c20b0ceb023336e7876cf534a. Copyright (c) Microsoft Corporation. MIT License. -->
**Main todo-template**:
1. [ ] Validate e-document status
2. [ ] Memorize vendor details
3. [ ] Ensure vendor is assigned to the draft
4. [ ] Add PO matching tasks for all lines (invoices only)
5. [ ] Confirm corrected invoice (credit memos only)
6. [ ] Request pre-finalization review
7. [ ] Finalize draft

  **VENDOR MATCHING CRITERIA**
  A vendor is a **valid match** ONLY if **ALL** of the following are true:
  
  | Criterion | Requirement |
  |-----------|-------------|
  | **Name** | Recognizably the same (allow for abbreviations, minor typos, legal suffixes like Inc/Ltd/GmbH) |
  | **Address** | At least ONE address element matches (postal code, city, OR street) |
  | **Country** | Same country |
  
  **NEVER** memorize or select a vendor if:
  - You are not **certain** it matches
  - You want to "compare later" - this is not allowed
  
  > Assigning the wrong vendor has serious negative consequences. When in doubt, do NOT memorize.

2. Cómo pondera la variante experimental las fuentes de codificación (extracto literal, MIT)

<!-- Excerpt from microsoft/BCApps, .../Prompts/PayablesAgent-AgentInstructions-AgentDriven.md
     commit 8e97a483e5c7be6c20b0ceb023336e7876cf534a. Copyright (c) Microsoft Corporation. MIT License. -->
  | Source | Weight | Notes |
  |--------|--------|-------|
  | Item Reference | High | A configured vendor-to-item mapping is a strong signal; prefer this when the product code or description matches well |
  | Text-to-Account (TTA) | High | A configured text rule is explicit intent by the user; prefer this when the mapping text closely matches the line description |
  | Historical (exact match) | High | Product code or exact description match are strong signals |
  | Historical (fuzzy match, no product identifier) | Medium | Similar-description match where neither side has a product identifier is acceptable; can be overridden by TTA or Item Reference |
  | Items (exact or strong description match) | Medium | The item exists in the master catalog but no vendor-specific Item Reference is configured. Loses to Item Reference when both match. When Items and Historical agree on the same Item No., that is a strong combined signal |
  | Historical (fuzzy match, product identifier present) | Low | One or both sides has a product identifier and they differ — do not treat as a valid match; flag as low confidence |
  | Chart of Accounts | Low (fallback) | Use only when no other source provides a good match |
  | Deferral | Independent | Evaluate separately — a deferral can apply regardless of which account source won |

La lección: lo que más pesa es lo que configuras tú (referencias de producto y texto a cuenta). Prepáralo para tus líneas recurrentes antes de arrancar.

3. Plan de remitentes conocidos

Plantilla de Agents Finance basada en el consejo de Infinity Group y en la documentación de remitentes conocidos de Microsoft. Guárdala junto a la configuración del agente y revísala cada mes.

sender_email,vendor_no,policy,reason,owner,review_on
invoices@utility-example.co.uk,V00010,Approve,"High volume, one-line invoices, stable PDF format",AP lead,2026-11-30
billing@saas-example.com,V00042,Approve,"Monthly subscription, amount checked against contract",AP lead,2026-11-30
billing@parts-example.co.uk,V00107,Ask,"Stock purchases with purchase orders; lines need checking",AP lead,2026-11-30
ar@newsupplier-example.com,,Ask,"New sender: vendor not verified by call-back yet",Controller,2026-11-15
noreply@marketing-example.com,,Reject,"Newsletters, not invoices",AP lead,2027-01-31

4. Script: qué remitentes pueden pasar de Ask a Approve

Plantilla de Agents Finance. Lee un registro de revisión que lleva el equipo de cuentas a pagar (una fila por borrador revisado) y propone los remitentes que se han ganado Approve: al menos 10 facturas, como mucho un 5 % de líneas corregidas y ninguna corrección de cabecera. Recuerda que Approve solo se salta la revisión del correo; el borrador se sigue revisando antes de convertirse en factura.

"""Which senders could move from Ask to Approve in the Payables Agent known senders list?
Agents Finance template. Input: a review log kept by the AP team (one row per draft reviewed).
'Approve' only skips the email review step; the draft is still reviewed before it is finalised."""
import csv, sys
from collections import defaultdict

MIN_INVOICES = 10        # enough history to judge the sender
MAX_LINE_FIX_RATE = 0.05 # at most 5% of lines corrected
MAX_HEADER_FIXES = 0     # vendor, invoice no., date, totals: no corrections allowed

stats = defaultdict(lambda: {"inv": 0, "lines": 0, "fixed": 0, "hdr": 0, "mins": 0.0})
with open(sys.argv[1], newline="", encoding="utf-8") as f:
    for r in csv.DictReader(f):
        s = stats[r["sender"].strip().lower()]
        s["inv"] += 1
        s["lines"] += int(r["lines"])
        s["fixed"] += int(r["lines_corrected"])
        s["hdr"] += r["header_corrected"].strip().lower() in ("y", "yes", "1")
        s["mins"] += float(r["review_minutes"])

print("sender,invoices,line_fix_rate,header_fixes,avg_review_min,suggestion")
for sender, s in sorted(stats.items()):
    rate = s["fixed"] / s["lines"] if s["lines"] else 0
    ok = s["inv"] >= MIN_INVOICES and rate <= MAX_LINE_FIX_RATE and s["hdr"] <= MAX_HEADER_FIXES
    suggestion = "candidate for Approve" if ok else "keep on Ask"
    print(f"{sender},{s['inv']},{rate:.1%},{s['hdr']},{s['mins'] / s['inv']:.1f},{suggestion}")

El registro que espera y la salida con nuestra muestra ficticia de 26 borradores:

date,sender,invoice_no,lines,lines_corrected,header_corrected,review_minutes
2026-10-01,invoices@utility-example.co.uk,U-1000,1,0,n,1.5
2026-10-01,billing@parts-example.co.uk,P-500,8,2,n,6

sender,invoices,line_fix_rate,header_fixes,avg_review_min,suggestion
ar@newsupplier-example.com,3,0.0%,0,3.0,keep on Ask
billing@parts-example.co.uk,11,17.0%,1,6.0,keep on Ask
invoices@utility-example.co.uk,12,0.0%,0,1.5,candidate for Approve

5. Script: estimación mensual de Copilot Credits

Plantilla de Agents Finance basada en la tabla de facturación de Microsoft (50 créditos por procesar una factura y 5 por cada línea) y en el paquete de capacidad de la página de precios de Copilot Studio (200 $ por 25.000 créditos al mes, precio de catálogo a 25 de octubre de 2026). Reproduce el ejemplo de la propia Microsoft: 100 facturas de 3 líneas son 6.500 créditos.

"""Payables Agent: monthly Copilot Credit estimate.
Agents Finance template based on Microsoft's published billing table
(50 credits per processed invoice + 5 credits per invoice line).
Check the current rates in Microsoft Learn before relying on it."""
import csv, math, sys

CREDITS_PER_INVOICE = 50   # "Process invoice" (10 agent actions)
CREDITS_PER_LINE = 5       # "Process invoice line" (1 agent action)
PACK_CREDITS = 25_000      # Copilot Credit capacity pack (Copilot Studio pricing page)
PACK_PRICE_USD = 200.00    # per pack per month (list price, check your contract)

def estimate(rows):
    invoices = lines = 0
    for r in rows:
        n = int(r["invoices_per_month"])
        invoices += n
        lines += n * float(r["avg_lines_per_invoice"])
    credits = invoices * CREDITS_PER_INVOICE + lines * CREDITS_PER_LINE
    packs = math.ceil(credits / PACK_CREDITS) if credits else 0
    return invoices, lines, credits, packs

if __name__ == "__main__":
    with open(sys.argv[1], newline="", encoding="utf-8") as f:
        inv, ln, cr, packs = estimate(csv.DictReader(f))
    print(f"Invoices/month: {inv}")
    print(f"Invoice lines/month: {ln:.0f}")
    print(f"Copilot Credits/month: {cr:,.0f}")
    print(f"Credits per invoice (average): {cr / inv:.1f}" if inv else "No invoices")
    print(f"Capacity packs needed: {packs} (list price {packs * PACK_PRICE_USD:,.2f} USD/month)")
    print(f"Pay-as-you-go alternative: check the meter rate in your Azure subscription")

vendor_group,invoices_per_month,avg_lines_per_invoice
utilities_rent_services,120,1.5
software_subscriptions,60,2
stock_purchases_with_po,90,8

Invoices/month: 270
Invoice lines/month: 1020
Copilot Credits/month: 18,600
Credits per invoice (average): 68.9
Capacity packs needed: 1 (list price 200.00 USD/month)
Pay-as-you-go alternative: check the meter rate in your Azure subscription

6. Instrucciones para un agente de cuentas a pagar en otro ERP

Si no usas Business Central pero quieres la misma disciplina con un agente general (Claude, ChatGPT, Copilot Studio u otro) conectado a tu ERP, esta es una plantilla de Agents Finance basada en las instrucciones del Payables Agent que Microsoft publica con licencia MIT, reescrita para un entorno genérico. Da por hecho que el agente solo puede crear borradores. Sustituye las variables entre llaves y, si quieres, tradúcelo a tu idioma de trabajo.

<!-- Agents Finance template based on the Payables Agent instructions in microsoft/BCApps
     (Copyright (c) Microsoft Corporation, MIT License). Adapt names to your ERP. -->
# AP DRAFT AGENT
You prepare purchase invoice DRAFTS in {{ERP_NAME}} from one supplier PDF at a time.
You never post, approve or pay. You never create or unblock a supplier unless a person
explicitly tells you to, and any supplier you create stays blocked.

## Todo list (follow in order, do not skip)
1. Read the PDF and note supplier name, tax ID, address, country, invoice number, dates, currency, totals.
2. Find the supplier: search previous invoices first, then the supplier list, by name, tax ID,
   postal code, street and city. A match needs ALL of: same name (allowing abbreviations and legal
   suffixes), at least one address element, same country. If in doubt, stop and ask.
3. Check for duplicates: same supplier + same invoice number, or same supplier + same amount + date
   within {{DUPLICATE_WINDOW_DAYS}} days. If found, stop and ask.
4. For each line: look for an open purchase order line first; otherwise use, in this order of
   weight, item references, text-to-account rules, the supplier's recent invoices, then the chart
   of accounts. If two sources disagree, say so. Never match two different product codes.
5. Write the draft. For every field you set, add one sentence with the evidence used.
6. Check that line totals + tax = invoice total. If not, stop and ask.
7. Ask for review with a 2-5 word title and a list of anything uncertain. Stop there.

7. Lista de comprobación para quien revisa

Plantilla de Agents Finance para la persona que confirma cada borrador.

# Payables Agent draft review (2 minutes)
- [ ] Vendor is right and NOT newly created by the agent (if new: blocked, call-back done?)
- [ ] Invoice number, invoice date and due date match the PDF
- [ ] Posting date: changed from today's work date if your policy uses the invoice date
- [ ] Line count and line amounts match the PDF; totals and tax match
- [ ] Order line matches checked; every warning on the line read (they are BC validations, not AI confidence)
- [ ] Unmatched lines: account or item makes sense; deferral applied if it is a subscription or prepayment
- [ ] PDF attached where your auditors expect it
- [ ] Log corrections in the review log (sender, lines corrected, header corrected, minutes)

Un ejemplo concreto

Ejemplo ficticio para enseñar el flujo, no un resultado. La factura mensual de una línea de una eléctrica llega de un remitente en Approve, así que no hace falta revisar el correo. El agente encuentra al proveedor en el historial, una asignación de texto a cuenta codifica la línea y quien revisa solo comprueba importe, impuestos y fechas, corrige la fecha de registro y confirma; el flujo de aprobación envía la factura al responsable del presupuesto. Esa mañana un proveedor de recambios manda una factura de ocho líneas contra un pedido y Business Central avisa en una línea de una diferencia de precio por encima de la tolerancia: alguien tiene que decidir si la acepta o reclama. En ese segundo tipo de factura se va el tiempo de revisión.

Resultados que declaran las fuentes

Infinity Group declara, sobre su propio equipo: cierre mensual un 50 % más rápido, un 90 % menos de tiempo de proceso de facturas y el doble de capacidad. La publicación de Jenna Tween añade unos 2 minutos de revisión por factura, unos 5 días ahorrados en el cierre y una sola persona que procesa entre 250 y 350 facturas al mes. Ninguna fuente da punto de partida, periodo, volumen ni método, y las dos cifras del cierre (un 50 % más rápido y unos 5 días menos) no se concilian. Son cifras declaradas, no auditadas, de una empresa que vende el producto.

Las voces independientes son dispares. Un usuario del foro de Microsoft (giovanni79) escribió al principio que revisar lo que hacía el agente llevaba más tiempo que teclear la factura: proveedor siempre bien, cuenta casi siempre bien y líneas «incoherentes en el mejor de los casos, a veces también los totales». En una actualización posterior contó que, tras añadir los remitentes conocidos y con las mejoras del producto, ya notaba «una ganancia de tiempo real» con una revisión ligera. Teagen Boll, CPA en un partner de Business Central, respondió en el mismo hilo que su empresa ya solo recomienda el agente para facturas sencillas sin inventario, como suministros, alquiler o servicios legales y contables, y que para el resto propone herramientas de terceros.

Limitaciones y riesgos

• Límites fijos. Solo PDF; se ignoran los correos con más de 10 adjuntos; no procesa PDF de más de 10 páginas o 5 MB; como máximo 100 correos y 500 facturas al día. Según Microsoft, no tiene flujos de aprobación ni detección de anomalías.
• Filtro de contenido. En agosto y septiembre de 2026 algunos usuarios vieron todas sus facturas paradas por el filtro de contenido de Azure OpenAI; un comentarista citó al soporte de Microsoft confirmando un error que se corregiría en una actualización del modelo. Ten un plan manual.
• No aprende por repetición. Un usuario envió diez facturas idénticas, las codificó igual y el agente seguía dejando la cuenta en blanco; la solución es configurar texto a cuenta, valores por defecto del proveedor o referencias de producto.
• Fecha de registro. Varios usuarios cuentan que la fecha de la factura se lee bien, pero la factura de compra toma la fecha de trabajo del día.
• Carpetas y políticas. Si configuras una subcarpeta vigilada, los correos de esa carpeta se procesan sin revisión y se ignoran las políticas por remitente. Los remitentes internos autenticados también se saltan la revisión del correo.
• Idioma y España. La página de disponibilidad incluye todos los países y, entre los idiomas, el español (es-ES y es-MX), pero la página general aún dice que solo está validado y soportado en inglés. Pruébalo con facturas españolas reales en el modo de prueba.
• Coste. Se paga por factura y por línea en Copilot Credits; las facturas largas cuestan más y el agente se para si se acaban los créditos.
• Sesgo comercial. Lo cuenta un revendedor.

Errores habituales

• Activarlo con proveedores duplicados y esperar que el agente los resuelva.
• Tomar la confirmación de la revisión por una aprobación; monta un flujo de aprobación con límites y separación de funciones.
• Poner a todos los proveedores en Approve el primer día o darles la dirección del buzón vigilado.
• Abrir el buzón vigilado en Outlook, de modo que los correos se mueven o se marcan como leídos antes.
• Medir plantilla en vez de tiempo de revisión y porcentaje de correcciones por proveedor.
• No calcular los créditos de las facturas largas de compras antes de presentar un ahorro.

Conclusiones

El Payables Agent es una automatización sobria: el agente teclea y la persona decide. La experiencia de Infinity Group, aun descontando su interés comercial, encaja con el diseño: se gana tiempo en las facturas sencillas y recurrentes de proveedores conocidos, con los datos maestros, las asignaciones de texto a cuenta y las políticas por remitente en orden, pasando poco a poco de revisar línea a línea a revisar excepciones. Los foros de Microsoft confirman los roces iniciales y la mejora. Y, uses Business Central o no, Microsoft ha publicado las instrucciones del agente: una especificación clara y auditable de lo que debe y no debe hacer un agente de cuentas a pagar, que puedes reutilizar.